Personalplanung / Personalbedarfsplanung:

“Bedingungen der Leistungserstellung” in dem Fall:
Welche (fachlichen) Anforderungen sind an die jeweilige Stell geknüpft, was muss der (neue) Mitarbeiter mitbringen / können (oder müssen Fähigkeiten erlernt werden?)

“Handeln unter Ungewissheit”:
Ist der Bewerber der richtige, oder bewirbt sich später noch ein besserer?

Leiharbeitnehmer werden nicht hinsichtlich Lohn und Gehalt betrachtet / berücksichtigt.

Fristlose Kündigung zum Beispiel aufgrund von sexueller Belästigung oder Diebstahl.

> Planstellen sind Stellen, die bisher nur theoretisch bestehen (noch “auf Papier”)
> Statistische Abgänge können bei der Berufsgenossenschaft erfragt werden

Der errechnete Nettopersonalbedarf kann in Zusatzbedarf oder Freistellungsbedarf definiert werden. Je nachdem, ob Personal benötigt wird (Unterdeckung besteht) oder freigestellt werden muss (Überdeckung besteht).

Grundprobleme der Personalplanung: Generell sind fachliche Anforderungen bei der Personalplanung zu berücksichtigen. Welche Fähigkeiten bringt der Bewerber mit, welche müssen erlernt werden. Ferner ist der Faktor der Unsicherheit zu berücksichtigen. Ist der momentane Bewerber der Richtige oder kommt ein besserer nach? Rahmenbedingungen wie Gesetze, Verträge und Unternehmenspläne fließen in die Personalplanung mit ein oder tangieren diese.

Personalbestandsplanung: Sie dient dazu, den aktuellen Personalbestand quantitativ und qualitativ zu ermitteln. Dabei ist es wichtig, zwischen den Verschiedenen Gruppen zu unterscheiden (Teil- und Vollzeitbeschäftigte, Leiharbeiter oder Langfristurlauber). Wichtig: Leiharbeitnehmer werden natürlich nicht hinsichtlich Lohn und Gehalt betrachtet / berücksichtigt. Dabei kann die Personalbestandsplanung mit Hilfe einer Matrix visuell dargestellt werden. Darin eingetragen die verschiedenen Gruppen mit Ihren Beschäftigten. Jede Spalte berücksichtigt dabei eine Abteilung (Vertrieb, Konstruktion etc…). Am Ende summiert sich alles in der Spalte „Gesamt“.

Formel: BZ = BA + Z – A (Zukünftiger Bestand = Aktueller Bestand + Zugang – Abgang). Auch hier kann mit derselben Matrix wie oben gearbeitet werden. Es werden hier die oben genannten Werte / Mitarbeiterzahlen in Zeilen geschrieben und pro Abteilung (= Spalten) dann aufgelistet. Am Ende dann wieder die Summe (Gesamt).

Personalzugänge: Personalzugänge unterscheiden sich in unternehmensseitig veranlasste und unternehmensseitig nicht beeinflussbare Zugänge. UN-Seitig veranlasste: Versetzungen, Rückkehr (Beurlaubungen), Übernahme Azubis. UN-Seitig nicht beeinflussbar: Arbeitsgerichtsentscheidungen, Rückkehr aus Bundesfreiwilligendienst, Arbeitswiederaufnahme durch Langzeitkranke.

Personalabgänge: Personalabgänge unterscheiden sich in unternehmensseitig veranlasste und Arbeitnehmerseitig veranlasste Abgänge. UN-Seitig veranlasste: Kündigungen, langfristige Fortbildungsmaßnahmen, befristete Arbeitsverhältnisse. Arbeitnehmerseitig veranlasste Abgänge: Kündigungen, Pensionierungen, Todesfälle.

Die Personalbedarfsplanung soll den Personalbedarf nach Quantität (wie viele) und Qualität (Qualifikation) sowie Ort (an welchem Arbeitsplatz) und Zeit (wann wird das Personal benötigt) möglichst genau vorausbestimmen können.

Anlässe zu Personalbedarf können sein:
> Betriebsgründungen
> Betriebserweiterungen
> Betriebsschließungen
> Rationalisierungsmaßnahmen.

Quantitative Personalbedarfsplanung: Tabellarische Aufstellung der einzelnen Positionen. Dabei wird darauf geachtet, welche Posten abgezogen- oder hinzugezählt werden müssen. Am Ende erhält man einen „Zusatzbedarf“, weil eine Personalunterdeckung besteht, oder einen „Freistellungsbedarf“, weil eine Personalüberdeckung errechnet wurde.

Prognosemethoden: Eine Prognosemethode der Personalbedarfsplanung ist die „Kennzahlenmethode“. Hier wird davon ausgegangen, dass zwischen Personalbedarf und bestimmten Bezugsgrößen (wie Arbeitsproduktivität, Anzahl der Kundenaufträge oder Umsatz pro Mitarbeiter), Beziehungen bestehen. Dabei wird über eine vorgegebene Kennzahl der Personalbedarf je Vorgang ermittelt. Die Formel besteht aus: Stück bzw. Vorgangsmenge x Kennzahl / 1000. 1000 Sind in dem Fall „Anzahl von Vorgängen“. Die Formel könnte so aussehen: 480 St. x 9,2 / 1000 = 5 (aufgerundet).

Personalbeschaffung:

Personalbeschaffung (Ablauf / Möglichkeiten):
1) Personalanforderung (Interne HR wird beauftragt)
2) Personalwerbung intern (Stellenbörse) und / oder extern (Bsp. Bannerwerbung Autobahn)
3) Auswertung der Bewerbungsunterlagen von zum Beispiel: Bewerbungsschreiben (Zeitfolgen- und Positionsanalyse), Lebenslauf, Personalfragebogen (Zur Vorselektion, komprimierte Informationen über den Bewerber), Arbeitszeugnisse
4) Eignungstests (Bsp.: Assessment Center)
5) Vorstellungsgespräch
6) Auswahlentscheidung

Beispiele für:

Intern: Stellenbörse
Extern: Bannerwerbung an der Autobahn
Eignungstest: Assessment Center

Auswertung der Bewerbungsunterlagen:

> Der Lebenslauf wird insbesondere hinsichtlich seiner zeitlichen Lücken (Zeitfolgenanalyse) und der hierarchischen Auf- und Abstiege des Bewerbers (Positionsanalyse) untersucht.
> Der Personalfragebogen dient zur Vorselektion zum Bewerbungsgespräch (Personalfragebogen: Wozu ist die Person da?).

> Flexibel (Arbeitszeitmodell) ist nicht gleich gleiten!

“Beschreiben Sie, was eine Vollkontinuierliche und eine Teilkontinuierliche Schicht ist:”

> Vollkontinuierliche Schicht: Eine Schicht, die jeden Tag, rund um die Uhr + an Feiertagen läuft (Die MA selbst haben an ihren Erholungstagen natürlich frei)
> Teilkontinuierliche Schicht: “Normales” Schichten, Mo. bis Fr.

Arbeitszeitmodelle: Starre Arbeitszeit. Flexible Arbeitszeit (Arbeitszeit als Gestaltungsparameter für höhere Flexibilität im Personaleinsatz. NICHT GLEICH Gleiten!). Schichtarbeit (Vollkontinuierliche- und Teilkontinuierliche Schicht). Gleitende Arbeitszeit (Innerhalb definierter Zeitspannen = Kernzeiten, kann Arbeitsbeginn und –ende selbst bestimmt werden. Aufbau von Zeitguthaben und – schulden auf Arbeitszeitkonto). Variable Arbeitszeit (wie Gleiten ohne Kernzeiten). Jahres- oder Lebensarbeitszeitmodelle.

Personalentlohnung:

> Honorar = Für Freiberufler (Stundenbasis)

> Gesetzliche Sozialleistungen = Bsp.: Zuschläge

Der “Zeitlohn” ist keine Leistungskomponente. Die Anwesenheit wird bezahlt.

Gehalt = Zeitlohn, der vorher schon pauschalisiert wurde.

Akkordlohn = “Gegenspieler” von Zeitlohn

Akkordfähigkeit: Wenn der Ablauf im Voraus bekannt, gleichartig und regelmäßig wiederkehrend, sowie leicht und genau messbar ist.
Akkordreife: Wenn der Arbeitsablauf keine Mängel aufweist und von der Arbeitskraft nach entsprechender Übung und Einarbeitung ausreichend beherrscht wird.

Einflussfaktoren der Entlohnung: Die Entlohnung wird beeinflusst von dem Arbeitswert (Schwierigkeitsgrad der Arbeit < wird durch Arbeitsplatzbewertung festgelegt) sowie der Arbeitsleistung (Tatsächlich erbrachte Leistung < wird individuell beurteilt, gemessen, gezählt).

Vergütung: Die Personalvergütung mündet in vier verschiedene Bereiche: > Honorar (Freiberufler, auf Stundenbasis) > Fixe Vergütung (leistungsunabhängig) > Variable Vergütung >> Bemessungsgrundlage = Individuelle Leistung – Prämien, Provisionen >> Bemessungsgrundlage = Unternehmensleistung – Kapitalbeteiligung (Eigen- oder Fremdkapital) – Erfolgsbeteiligung > Zusatzleistungen >> Sozialleistungen – Gesetzliche (Zuschläge) – Tarifliche – Freiwillige >> Sonstige Leistungen – Sachleistungen – Dienstleistungen

Die Lohngestaltung: Die wichtigsten Entlohnungsarten sind der Zeitlohn, der Akkordlohn und der Prämienlohn.

Die Erfolgsbeteiligung ist auch eine Art des Arbeitsentgelts.

Zeitlohn:
– Bemisst sich nach der Dauer der Arbeitszeit („Anwesenheit“)
– Der pro Zeiteinheit bezahlte Lohn hängt von dem Arbeitswert (siehe Einflussfaktoren) ab (bei Unterstellung der Normalleistung)
– Kostenrisiko trägt Betrieb – Gehalt = Zeitlohn, der vorher schon pauschalisiert wurde
– Bezahlung von unangenehmen Arbeitszeiten (Überstunden, Nachtarbeit, Schichtarbeit, Feiertagsarbeit…)

Anwendungsgebiete des Zeitlohns:
– Bei schwer messbarer Leistung
– Qualität wichtiger als Quantität
– Gefährliche Arbeiten
– Uneinheitlicher Arbeitsanfall

Akkordlohn: Der Akkordlohn ist der „Gegenspieler“ des Zeitlohns. Er bemisst sich alleine nach der Leistungsmenge.

– Der pro Stück gezahlte Lohn hängt von der Art und den Anforderungen des Arbeitsplatzes ab
– Grundlage ist der in der betreffenden Lohngruppe bezahlte Zeitlohn
– Akkordzuschlag, wenn die Normalleistung erbracht wird
– An eine größere oder kleinere Leistungsmenge passt sich der Lohn proportional an

Zwei wichtige Begriffe im Akkord:
Akkordfähigkeit: Wenn der Ablauf im Voraus bekannt, gleichartig und regelmäßig wiederkehrend, sowie leicht und genau messbar ist.
Akkordreife: Wenn der Arbeitsablauf keine Mängel aufweist und von der Arbeitskraft nach entsprechender Übung und Einarbeitung ausreichend beherrscht wird.

Berechnet wird der Lohn über den Geldakkord oder den Zeitakkord. Das Ergebnis ist natürlich immer gleich (muss!).

Geldakkord: Geldbetrag PRO Leistungseinheit Zeitakkord: Festgelegte Zeit PRO Leistungseinheit + Vergütung der rechnerischen Arbeitszeit.

Gruppenakkord: Geldfaktor oder Stücklohn wird für eine Gruppe festgelegt. Aufteilung des Gesamtverdienstes nach vereinbartem Schlüssel. Voraussetzung: Genaue Mengenvorgabe und Arbeitsroutine in der Gruppe.

Vorteile des Akkordlohns: Leistungsgerecht, Anreiz zur Mehrleistung, einfach abzurechnende konstante Lohnkosten pro Stück.
Nachteile des Akkordlohns: Minderung der Leistungsqualität (erfordert zusätzliche QM), übersteigerter Kräfteeinsatz der Mitarbeiter, Unzufriedenheit der MA.

Kombinationsmöglichkeiten von fixer- und variabler Vergütung: Hier geht es primär um das Kombinieren vom Basissatz, Unternehmensergebnis und / oder der Leistung. Betriebe / Branchen können eher Sicherheitsorientiert vergüten, oder eher Leistungsorientiert. Je höher der Grat der Leistungsorientiertheit, desto größer wird der Bereich der Leistungsvergütung, der Basissatz schwindet.

Prämienlohn: Prämienlohn ist immer ein kombinierter Prämienlohn. Dabei wird darauf geachtet, nie mehr als max. 3 Bezugsmerkmale zu kombinieren.
– Mengenprämie mit Bezugsmerkmalen: Menge, Zeit – Nutzungsprämie mit Bezugsmerkmalen: Nutzung, Stillstand, Wartung…
– Qualitätsprämie mit Bezugsmerkmalen: Gute Ware, Ausschuss, 2. Wahl…
– Ersparnisprämie mit Bezugsmerkmalen: Fertigungsstoffe, Hilfsstoffe, Energie…

Beim Prämienlohn steigt die Vergütung mit der Leistung, auch über den Leistungsstandard hinaus, bis zu einem fixen Punkt (max. Vergütungshöhe). Der Reiz der höheren Leistung (Qualität, schonender Umgang mit Betriebsmitteln…) steigt somit. Mit dem Prämienlohn erreicht der Arbeitgeber eine Win/Win-Situation. Der AN kann viel Geld verdienen, der AG eine hohe Leistungsgüte erwarten. (Beim Akkord könnte der AG das Nachsehen haben, wenn er kein QM einführt.)

Personalfreisetzung:

Versetzung
> Horizontal = Bspw. in eine andere Filiale versetzen
> Vertikal = Befördern / Degradieren

Arbeitszeitverkürzung
> Kurzarbeit wird nicht gefragt
> Langzeiturlaub = MA macht den Meister

Direkte Maßnahmen (Es werden immer erst die indirekten Maßnahmen eingeleitet)
> Einstufiger Vorruhestand: “Alle mit 55 in die Rente schicken. Was an der Rente dadurch fehlt, wird ausbezahlt.”
> Aufhebungsvertrag
– Vorteile: Keine Kündigungsfristen und Kündigungsgründe, Keine Zustimmung des BR notwendig.
– Nachteile: Sperre beim Arbeitslosengeld für 3 Monate (nur noch 9 Monate ALG), Abfindungen sind ab einem gewissen Betrag zu versteuern, Hinweispflicht
Entlassung: Kündigungsschutz (Schwangere, Azubis, Behinderte…) gilt nicht für Kleinbetriebe
– Ordentliche Kündigungen benötigen einen Grund (Betriebsbedingt, Verhaltensbedingt, Personenbedingt) und beinhalten eine Kündigungsfrist.
– Außerordentliche Kündigungen benötigen auch einen Grund, binden sich jedoch nicht an Fristen. Gründe sind jedoch individuell, es gibt keine “festen” Gründe…

Bei Massenentlassungen:
> Outplacement und Transfergesellschaften
>> “Ich gründe eine Firma, da kommen die rein”
>> “Umschulungen, Bewerbungstrainings, dass sie wieder etwas finden”

Es gibt verschiedene Maßnahmen der Personalfreisetzung. Dabei wird primär unterschieden, ob sich der Personalbestand ändert, oder nicht.

Personalfreisetzung ohne Einfluss auf den Personalbestand:

> Versetzung
>> Horizontal (Beispielsweise in eine andere Filiale versetzen)
>> Vertikal (Befördern / Degradieren)

> Arbeitszeitverkürzung
>> Teilzeit
>> Überstundenabbau
>> Kurzarbeit

Personalfreisetzung mit reduzierendem Einfluss auf den Personalbestand:
> Direkte Maßnahmen (Vorzugsweise werden erst die indirekten eingeleitet)
>> Einstufiger Vorruhestand (Alle mit 55 in Rente. Was fehlt wird ausbezahlt) >> Aufhebungsvertrag (Vorteile: Keine Kündigungsfristen und Kündigungsgründe notwendig, sowie keine BR Zustimmung. Nachteile: Sperre beim ALG für 3 Monate) >> Entlassung (Kündigungsschutz beachten bsp. Schwangere, Azubis, Behinderte…) Der KüSchu gilt nicht für Kleinbetriebe. Bei der Entlassung wird zwischen „ordentlicher Kündigung“ (Benötigt Grund wie Betriebsbedingt oder Verhaltensbedingt…) sowie „außerordentlicher Kündigung“ (Auch Grund, jedoch ohne Fristen, Grund ist jedoch individuell, also kein „festgelegter“ Grund nötig) unterschieden.

> Indirekte Maßnahmen >> Einstellungsstopp (man hofft / wartet auf die natürliche Fluktuation) >> Nichtverlängerung befristeter Arbeitsverträge >> Nichtverlängerung von Personalleasingverträgen