Bilddateien in Microsoft Office verkleinern bietet sich vor allem dann an, wenn man in einem Dokument mit vielen Bildern arbeitet. Das ist ab Office 2003 auch leicht zu bewerkstelligen, indemman ein Bild im Dokument (möglich ist das u.a. mit PNG, JPEG / JPG, TIFF, BMP und GIF Dateien) anklickt und dann im Reiter Bildertools unter der Registerkarte Format in der Gruppe Anpassen auf
Bilder komprimieren
klickt. Hier ein Screenshot aus Word 2010, wo die Option zu finden ist:
Hier ist die Option zum komprimieren zu finden.
Wenn man darauf klickt, bekommt man folgendes Fenster gezeigt:
In Office 2003 geht das wie folgt:
1.) Bild auswählen
2.) In der Grafiksymbolleiste auf “Bilder komprimieren” Schaltflächensymbol klicken (Hinweis: Die Grafiksymbolleiste findet man unter “Ansicht” > “Symbolleisten” > “Grafik”)
3.) Wähle die gewünschten Optionen aus
Die unterschiedlichen Optionen sind eigentlich ziemlich selbsterklärend:
- Nur für dieses Bild übernehmen bestimmt, ob nur das ausgewählte Bild komprimiert wird oder alle Bilder in der Datei,
- Zugeschnittene Bildbereiche löschen ermöglicht es bei Bildern, die nicht komplett angezeigt werden, die überflüssigen – eh nicht sichtbaren – Bereiche zu löschen,
- und unter Zielausgabe ist auswählbar, wie stark die Bilder komprimiert werden sollen. Die drei gängigsten Möglichkeiten: Drucken (220ppi) ist für Dokumente bestimmt, die auch ohne Qualitätsverlust ausgedruckt werden sollen. Bildschirm (150ppi) ist, wie die Option auch erklärt, für Dokumente gedacht, die so auch auf Webseiten oder über Projektoren angezeigt werden sollen. E-Mail (96ppi) sollte gewählt werden, wenn man plant, das Dokument plant, per E-Mail zu versenden.
Das Beste am Komprimieren ist, dass es selbst beim stärksten komprimieren zu keinem sichtbaren Qualitätsverlust in der Anzeige des Dokuments kommt.
Hintergrund des Komprimierens ist es schlichtweg, dass der Speicherplatzbedarf von Dokumenten mit Bildern verringert wird – selbst in kleinen Unternehmen ein nicht zu unterschätzender Punkt. Ebenso kann man so die Zeit verkürzen, die notwendig ist, bis eine Datei geöffnet ist, insbesondere wenn man über das Netzwerk darauf zugreift. Am allerwichtigsten ist aber der Punkt, dass man einfach mehr in eine E-Mail packen kann bzw. E-Mails mit kleineren Anhängen schneller beim Gegenüber ankommen ;)